Datenschutzhinweis zur Nutzung des Hinweisgebersystems der Kalthoff Luftfilter und Filtermedien GmbH

1. Zweckverwendung und Erhebung der Daten

Nachstehend informieren wir Sie als Hinweisgeber über die Erhebung, Nutzung und Verarbeitung Ihrer
personenbezogenen Daten im Rahmen unseres Hinweisgebersystems. Hinweise können per E-Mail,
Telefonanruf, Brief, persönlichem Erscheinen oder vorzugsweise durch Nutzung des digitalen
Hinweisgebersystems abgegeben werden.

Bevor Sie einen Hinweis abgeben, bitten wir Sie, die nachstehenden Datenschutzhinweise aufmerksam zu lesen.

Das Hinweisgebersystem dient dazu, schwere interne Regel- und Gesetzesverletzungen der Kalthoff Luftfilter
und Filtermedien GmbH auf vertraulichem und sicheren Weg entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Dazu
gehören gem. § 2 HinSchG u.a. straf- und bußgeldbewehrte Verstöße, verletzte Vorschriften zum Schutz von
Leben, Leib, Gesundheit oder der Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane. Die
Identität einer hinweisgebenden Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen meldet,
wird nach diesem Gesetz nicht geschützt.

Eine generelle Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Nutzung des Hinweisgebersystems stützt sich
gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf das berechtigte Interesse der Kalthoff Luftfilter und Filtermedien GmbH.
Oberstes Ziel ist die Aufdeckung und Prävention von Missständen und Rechtsverstößen sowie die Möglichkeit
Hinweise geschützt abgeben zu können.

Hinweisgebersysteme sind gem. §§ 13, 14 HinSchG generell befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten
soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Die Verarbeitung besonderer Kategorien
personenbezogener Daten lt. Art. 9 Abs. 1 DSGVO ist durch ein Hinweisgebersystem zulässig, wenn dies zur
Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist. Für die Wahrung der Interessen der betroffenen Personen hat das
Hinweisgebersystem spezifische und angemessene Maßnahmen vorzusehen, § 22 Abs. 2 S. 2 BDSG ist
entsprechend anzuwenden.

Eingehende Hinweise in Bezug auf die Mitarbeitenden der Kalthoff Luftfilter und Filtermedien GmbH dienen
der Verhinderung von Straftaten oder Rechtsverstößen. Eine Verarbeitung dieser Daten erfolgt gem. § 26 Abs.
1 BDSG im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis.

Bitte beachten Sie, dass bei strikter Auslegung der Art. 14, 15 DSGVO der Beschuldigte ein Recht darauf hat,
den Namen des Hinweisgebers zu erfahren. Das Auskunftsrecht findet unter Berücksichtigung von § 29 BSDG,
Art. 23 Abs. 1 lit. i DSGVO und § 9 HinSchG statt und ist nicht einschränkungslos, da eine
Interessensabwägung stattfinden könnte.

2. Einwilligung

Bei einer Meldung werden Ihre angegebenen Identifikationsdaten auf Basis der Einwilligung gem. Art. 6 Abs.
1 lit. a DSGVO verarbeitet. Ein Hinweis kann auch anonym abgegeben werden. In diesem Fall findet die
DSGVO keine Anwendung. Der Beschuldigte wird über den Eingang einer Meldung gem. Art. 14 Abs. 3 lit. a
DSGVO informiert

3. Datenerhebung

Sofern von Ihnen angegeben, werden folgende Daten verarbeitet:

– Name und Vorname
– sämtliche Kontaktdaten
– Angaben zum Verstoß/Ereignis
– Zusammenhang von Verstoß/Ereignis und Ihrer beruflichen Tätigkeit
– Art der Meldung
– personenbezogene Daten genannter Beteiligter
– Datum und Uhrzeit

4. Ansprechpartner und verantwortliche Person für Ihren Hinweis ist

Herr T. Barsch Tel. +49 (0) 25 92 / 9 65 0 hinweisgebersystem@kalthoff-luftfilter.de

5. Bearbeitung Ihrer Meldung

Nach Eingang Ihres digitalen Hinweises erhalten Sie von uns, sofern dieser nicht anonym abgegeben wurde,
eine schriftliche Eingangsbestätigung. Im Anschluss erfolgt die interne Sichtung und Bearbeitung des
Hinweises. Ihre Daten werden stets vertraulich behandelt. Sollten wissentlich falsche Hinweise abgegeben
werden, um Personen zu diskreditieren, ist die Vertraulichkeit nicht gewährleistet.

6. Zustimmung zur Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse

Durch Angabe Ihrer E-Mail-Adresse stimmen Sie der Nutzung zwecks Rückmeldung zu Ihrem Hinweis zu. Wir
weisen ausdrücklich darauf hin, dass der E-Mail-Versand unverschlüsselt erfolgt. Eine Veränderung oder
Kenntnisnahme der Daten durch unberechtigte Dritte ist nicht auszuschließen. Durch Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse erklären
Sie sich damit einverstanden. Sie haben jederzeit das Recht, Ihre Einwilligung schriftlich
bei unserem Datenschutzbeauftragten zu widerrufen.

7. Aufbewahrungs- und Speicherdauer

Alle personenbezogenen Daten werden von uns gem. Art. 5 Abs. 1 DSGVO so lange aufbewahrt, wie es
gesetzlich erforderlich ist, ein berechtigtes Interesse besteht oder es eine Aufklärung oder Beurteilung
erfordert.

8. Widerruf einer Meldung

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt,
haben Sie das Recht, jederzeit gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO gegen die Verarbeitung Widerruf einzulegen. Wir
verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende
schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und
Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von
Rechtsansprüchen. In diesem Fall müssen Sie für den Widerruf Gründe darlegen, die sich aus Ihrer
besonderen Situation ergeben. Der Widerruf Ihres Hinweises kann in der Regel nur innerhalb eines Monats
erfolgen. In bestimmten Fällen nach Art. 14 Abs. 3 lit. a DSGVO sind wir verpflichtet die beschuldigte Person
innerhalb eines Monats über die erhobenen Vorwürfe und Ermittlungen zu informieren. Die Widerrufsfrist kann
sich verkürzen, wenn Ihr Hinweis an eine Behörde oder ein Gericht weitergeleitet werden muss.

9. Weiterleitung Ihrer Daten

Im Rahmen einer Untersuchung kann es notwendig sein, Ihre Meldung an Mitarbeitende der Kalthoff Luftfilter
und Filtermedien GmbH weiterzuleiten. Sollte es erforderlich sein, Ihre Daten an ein Land außerhalb des
europäischen Wirtschaftsraums ohne angemessenes Datenschutzniveau weiterzuleiten, holen wir vorher Ihre
Einwilligung ein.

10. Beschwerderecht bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen das Beschwerderecht gem. Art. 77 DSGVO
bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedsstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres
Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet
anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

11. Allgemeine Datenschutzhinweise

Alle in dieser Datenverarbeitung genannten und betroffenen Personen haben nach dem europäischen
Datenschutzrecht das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruchsrecht der
Verarbeitung sowie in bestimmten Fällen das Recht auf Datenübertragung.

Unsere allgemeinen Datenschutzhinweise im Hinblick auf die Nutzung unseres Webauftrittes und weitere
Hinweise sowie die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten finden Sie unter https://www.kalthoff-luftfilter.de/datenschutz/.

Stand: 07.12.2023